رازهای تعالی سازمانی

ایران بانو دات کام
رازهای تعالی سازمانی,
امروزه مطالب فراوانی پیرامون مدیریت دانش در سازمانها مطرح می گردد. تاكید اكثر این مطالب استفاده از فناوری اطلاعات در كسب، ذخیره و تسهیـم اطلاعات است. اما یك سوال اساسی تر وجود دارد. ما چگونـه مـــــی توانیم به دانش دنیا كه واقعاً در تحقق نتایج مهم موثر است مجهز شویم؟ فكر بهترین عملكرد (BEST PRACTICE) طی دهه ۸۰ و ۹۰ به شهرت رسید. اما در حقیقت بسیـــاری از موفق ترین روش شناسی ها ناموفقند. رسم بر این است كه ما نخست موضوعهایی را مشخص می سازیم كه فكر می كنیم سازمانها در آن عملكرد بالایی دارند و سپس زمینه را برای تحقق بهترین عملكرد فراهم می سازیم.
این رویكرد، دارای ایرادات متعددی است. چنین الگوبرداری (BENCHMARKING) ممكن است سازمانی را در بالاترین نقطه منحنی عمر آن درست قبل از مرحله افول متوقف سازد. تاكید عمده این الگو اغلب اوقات بر عملكرد شركتهای بزرگ است كه ممكن است براساس یك الگوی قدیمی بهترین عملكرد باشد (نظیر مهارتهای مدیریت عملكرد كه بازتاب ارتباط متقابل رئیس و زیردست است). تحقیق انجام شده توسط موسسه گالوپ تحت عنوان «نخست همه قوانین و مقررات را زیرپا بگذارید»، دیدگاه متفاوتی را مطرح می كند: در واقع شركتهای برتر وجود خارجی ندارند - تنها گروههای كاری برتر وجود دارند.
بخشی از مشكل این است كه این الگو غلط است. به جای اینكه عملكرد یك شركت نمونه براساس اقدامات گذشته مورد بررسی قرار گیرد، یك رویكرد بسیار جالب و سودمند این است كه نتایج یا اهدافی را مشخص سازیم كه می خواهیم مورد بررسی قرار دهیم و دریابیم كه چه اقداماتی بدان نتایج منتهی می شوند. این مستلزم یك رویكرد موشكافانه تر به تحقیق یا پژوهش است كه براساس آن خود شركت در درجه دوم اهمیت قرار دارد.
● تمركز بر نتایج
دو روش آسان برای بررسی نتایج سازمانی وجود دارد. اولی تمركز بر موسسان سازمان و دومی شناسایی طبقات مختلف اهداف استراتژیك. برخی از موسسان سازمان و انواع نتایجی كه به آنان مربوط می شود عبارتند از:
مشتریان - سازمانهای برتر، مشتریان را جذب و حفظ می كنند؛
كاركنان - سازمانهای برتر، كاركنان را جذب، حفظ و از عملكرد بالای آنان بهره مند مــــــی شوند؛
صاحبان سرمایه - سازمانهای برتر، منابع مالی عظیمی را به چنگ می آورند؛
نسلهای آینده - سازمانهای برتر، ارزشهای آینده را بنا می كنند؛
تامین كنندگان و شركای استراتژیك - سازمانهای برتر این روابط را ارتقاء می بخشند.
برخی از طبقات متعدد عملكرد كه امروزه برای سازمانها مهم است عبارتند از:
جهانی سازی - سازمانهای برتر كه در اندیشه جهانی سازی هستند به شیوه ای رفتار می كنند كه منافع خود و منافع محلی به طور همزمان افزایش یابد؛
تغییر یا تحول - سازمانهای برتر به طور مستمر در اندیشه بهبود و نوآوری هستند؛
یادگیری - سازمانهای برتر تحصیل دانش را بهینه ساخته و آن را به تمام سطوح سازمان تسری می بخشند؛
رهبری - سازمانهای برتر امكان دسترسی سریع به شایستگیهای رهبری مورد نیازشان را دارند - تصمیمات آنان عملكرد فعلی آنان را بهینه كرده و زمینه را برای آینده مهیا می سازد.
هنگامی كه ما نتایجی را مشخص ساختیم كه معرف سازمانهای برتر است، قادریم تحقیقی را به اجرا درآوریم و به كار بگیریم كه اقدامات منتهی به آن نتایج را شناسایی می كند.
تحقیق مبتنی بر نتایج: من چندین سال است كه در زمینه ارزیابی تحقیقات، مطالعـه و تلاش مـی كنم. از میان بیش از صدها مقاله و تحقیق انجام شده پیرامون موضوعهای خاص، تنها ده درصد به ارتباط بین عملكرد و هــدف تاكید می كنند. مابقی به ایجاد ارتباط بین عملكردها (رابطه بین عملكردهای ارتباطات مدیریت و عملكرد كاركنان) یا عملكرد و مفاهیم یا ساختارها (رابطه بین همكاری همكاران و انگیزش) می پردازند. هرچند این تحقیقات جالب و بالقوه سودمند هستند، اما تحقیقاتی كه ارتباط بین نتایج و عملكرد را بررسی می كنند ناچیز و بسیار ضروری است.
بازنگریهای بسیار وسیعی كه اخیراً توسط آكادمی علوم ملی در زمینه تحقیقات مربوط به بهبود سازمانهای جهانی صورت پذیرفته به این نتیجه رسیده است كه این تحقیقات تاكنون مطالب اندكی درباره عملكردهای كاری گفته است. همچنین به این نتیجه رسیده اند كه بهبود سازمانی یك رشته ای نوپا و بسیار سلیقه ای است. برخی از این سلیقه ها، ممكن است موثر باشند، اما بدون تحقیق برای كشف و شناسایی عوامل موثر و ناموثر، ما مكرراً دچار تكرار شده و عوامل كلیدی موفقیت را از دست می دهیم.
مشاوران، رهبران و كاركنان با بهره گیری از یك رویكرد علمی تر اجازه خواهند یافت تا تصمیمات و اقداماتشان - نظر، گفتار و استفاده بهینه تر از اوقات - را بر روی یافته های حاصل از تحقیقات معتبر متمركز سازند. این امر ما را قادر خواهد ساخت كه به آزمایش و اصلاح نظریات مان پرداخته و عملكردهای ناموثر را متوقف سازیم. مثلاً دیدگاه من نسبت به مشاركت تغییر یافته و با یافته ها و شواهد حاصل از تحقیقات بین المللی تقویت شده است. شواهد مهمی وجود دارد كه ارتباطات تحول - رابطه و مزایای آن در ارتباط با مشتریان، شركت و نیروی كار - می تواند به اندازه مشاركت مورد حمایت كاركنان قرار گیرد. علاوه بر این، هرچند مشـاركت در تصمیم گیری ممكن است مورد پذیرش سریع افراد قرار گیرد، اما در ارتباط با تعهد بلندمدت و قبول تحول حرف زیادی برای گفتن ندارد. یك عامل كلیدی در اجرای موفقیت آمیز یك برنامه تحول آن است كه تحول به صورتی باشد كه كار را به نوعی ارتقا ببخشد. من در آغاز، مشاركت را مورد تایید قرار می دادم و از وجود عوامل كلیدی موفقیت غافل بودم.● یافته های مهم
هنگامی كه ما رابطه بین نتایج و عملكرد را مورد بررسی قرار می دهیم، آنچه را كه می دانیم مورد تایید قرار می دهیم، از آنچه كه مهم است آگاهی بیشتری به دست می آوریم، برای اعتقادات خود پشتیبان پیدا می كنیم یا خود را در حال تامل مجدد دیدگاهها و اولویتها می یابیم. در ادامه تعدادی از نتایج مهم را معرفی می كنیم كه تا به امروز از یافته های تحقیقات جهانی محسوب می شوند. آیا قبلاً از آنها اطلاع داشتید؟ آیا به شما كمك می كردند تا اطلاعات بیشتری درباره آنها كسـب كنید؟ آیا آنها با عقاید و اعتقادات شما همراه بودند؟ آیا آنها به شما یك دیدگاه جدید یا حتی شگفت انگیـز می بخشند؟
▪ موفقیت در برخورد با مشتریان: تحقیقات رضایت مشتری - ارباب رجوع مفهوم زیادی ندارد. معیار واقعی برای سنجش رضایت مشتری تكرار كسب و كار و پدیده «پیام مثبت به یك دوست» است. در این پدیده، مردم احتمالاً درباره یك تجربه مشتری خوب با دو یا سه نفر از دوستان خود صحبت خواهند كرد، و درباره یك تجربه مشتری بد با ده تا پانزده نفر به صحبت خواهند نشست. تنها رتبه بندی مهم در تحقیقات رضایت - مشتری، رتبه بندی بالا است. یك تحقیق خاص نشان داد افرادی كه رتبه رضایتمندی آنان در یك معیار پنج امتیازی عدد پنج است احتمالاً شش بار بیشتر از افراد واقع در یك معیار چهار امتیازی به خرید مجدد اقدام خواهند كرد.
▪ موفقیت در حفظ كاركنان: هرچند پرداخت مساوی از اهمیت بالایی برخوردار است، اما عواملی نظیر روشهای سرپرستی و حمایت، ارتباطات، استخدام و داشتن یك دوست خوب در محل كار از عوامل نگهدارنده افراد در سازمانها به شمار می روند. درجات پرداخت نزدیك به انتهای ده پرداخت بالا نشان می دهد كه چرا مردم در شركتها باقی می مانند. این موضوع براین افسانه خط بطلان می كشد كه شما افراد با استعدادی را می خرید كه در شركت باقی می مانند.
سازمانهایی كه روابط مثبت و سازنده بین كاركنان و ارباب رجوع و بین كاركنان را تشویق می كنند نسبت به سازمانهایی كه این روابط را تشویق نمی كنند خلاق تر هستند.
بهبود مهارتهای منابع انسانی در كنار ساختاردهی مجدد این احتمال را افزایـش مــی دهد كه تغییرات موردنظر تحقق یافته و پایدار بمانند. موفقیت در جذب سرمایه گذاران: تحقیقی در ۱۰۰۰ شركت در سراسر دنیا نشان داد كه تمركز مستمر بر روی مشتریان، كاركنان و سهامداران یكی از هشت خصوصیاتی است كه عملكرد پنج درصد از موفق ترین شركتها را متمایـز مــی سازد.
سازمانهایی كه سهم بازار را به چنگ آورده و آن را حفظ می كنند در مورد دیدگاه، اهداف و معیار شفاف، دقیق و جدی هستند. اما درباره اجرا مشاركت جویانه و انعطاف پذیرند.
سرمایه گذاران قیمت بالایی بابت شركتهای دارای مدیریت قوی پرداخت خواهند كرد: بین ۱۷ و ۲۷ درصد بیشتر از شركتهایی كه صرفاً از نظر مالی موفقند.
▪ موفقیت جهانی: سازمانهایی كه محصولات و خدمات پیچیده تری تولید می كنند نسبت به سازمانهایی كه به تولید محصـولات ساده تر مـی پردازند در عرصه های جهانی موفق ترند. عقیده بر این است كه این شركتها در كسب مهارتهای سازگاری و و یادگیری كه برای موفقیت در محیط جدید كلیدی و حیاتی است برتری یافته اند.
رقابت برای عملكرد مفید است. كشورهایی كه رقابت را تشویق و مورد حمایت قرار می دهند مولدترند. آنها دارای تولید ناخالص داخلی و نرخ رشد بالا هستند.
▪ موفقیت در اجرای تغییر: از نگرش یا رویكرد یكسان به تغییر پرهیز كنید. نتیجه یك تحقیق پرهزینه كه رویكرد آن بر تمام تغییرات عمده در صنعت جهانی نیمه هادیها بین سالهای ۱۹۸۵ تا ۱۹۹۵ بود حاكی از این بود كه برخی از تغییرات انقلابی بوده و نیازمند مقادیر زیادی آزمون و منابع، ساختار آزادتر و مشاركت همه جانبه در برنامه ریزی هستند. سایر تغییرات تدریجی بوده و می توانند از طریق به كارگیری روشهای استاندارد مدیریت پروژه به طور سنتی و موثر هدایت شوند.
شناخت و احترام نسبت به قرارداد روانی بین كارگران و سازمان یك عامل موفقیت كلیدی در مدیریت تغییر است. سازمانی كه در حال تعدیل یا كوچك سازی است هنگامی كه انتظار دارد به خاطر تامین امنیت شغلی با وفاداری بالایی روبرو گردد باید رویكردمتفاوتی را در قیاس با نیروی كار آزاد انتخاب كند.
یافته های تحقیقات می تواند گفتگو و اندیشه درباره نوآوری و تغییر دریك سازمان را تشویق كند. آنها می توانند بینش و خلاقیت را تشویق كنند چه افكار و اندیشه های عملی ما را در آغاز این عوامل یاری می دهنـد. مـا در برهـه ای از تحولات موسسات قرار داریم كه نیازمند یافتن لوازم وابزارهایی هستیم كه عملی هستند و سپس درك و انتخاب و مبنا قراردادن آنها هستیم. این امر نشان می دهد كه ما چگونه می توانیم و باید موسسات انسانی خود را دگرگون و متحول سازیم.
▪ تحقق رویای پیتر دراكر: پیتر دراكر سالها پیش به ما خاطرنشان می كرد كه مدیریت را به عنوان یك حرفه بنگریم. او استدلال می كرد كه در مدیریت مانند رویكردهای فنی، موشكاف و پرسشگر باشیم. شاید ما در مدیریت نیاز بیشتری بدان پیدا كنیم (همچنین منظور من رهبری است، برای كسانی كه دوست دارند رهبری را از مدیریت متمایز سازند)، زیرا یك مشوق و محرك است یعنی اهرمی برای اعمال تغییر و عملكرد بالا. چنین موشكافی و دقتی می طلبد كه اكثر ما دارای یك دیدگاه مبتنی بر تحقیق - بینش باشیم. این دارای مفاهیم بسیاری است:
به طور مدام از ارتباط بین عملكرد و نتایج آگاهی داشته باشید. سـوالهای زیر را بپرسید: می كوشیم چه نتایجی را كسب كنیم؟، انجام این اقدامات چگونه نتایج را تحت تاثیر قرار خواهد داد؟ انتظار داریم این برنامه یا تصمیم چه اثری به دنبال داشته باشد و ما چگونه آن را خواهیم سنجید؟ مفروضات و نتیجه گیریها را مورد تردید قرار دهید. هنگامی كه كسی ادعا
می كند این اقدامات یا تحقیق نشان می دهد كه...، از او بپرسید كدام تحقیق؟ چه كسانی مورد مطالعه قرار گرفتند؟ مبنای این ادعا چیست؟ منبع آن چیست؟
مقالات، كتابها و اجراها را یافته و مورد توجه قرار دهید كه بر مبنای اطلاعات بنا شده اند. خوشبختانه بسیاری از آنها دارای شكل و زبان مفید برای دسترسی سریع واستفاده متخصصان هستند.
خودتان در اجرای تحقیق همت بگمارید. با متقاضیان دارای مدرك دكترا كار كنید و به آنان یاری رسانید تا بر روی تحقیقات مبتنی بر نتایج - عملكرد تمركز كنند كه برای شما، سازمان شما و رشته شما اهمیت دارند. ما نیازمند گفتگو بین متخصصان و محققان هستیم. ما نیازمند موردكاویهای دارای كیفیت بالا و مطالعاتی هستیم كه اطلاعاتی را درباره بسیاری از سازمانها و فرهنگها ترسیم می كنند. شركت خود را در پروژه ها و مطالعات تحقیقی درگیر سازید.
آماده باشید كه مفروضات خود را زیر سوال ببرید. خود را در معرض بینش و شناخت حاصل از مطالعات موفق قرار دهید.
نكته جالب توجه اینكه اخیراً یك شاخص رضایت مشتری آمریكایی نشان می دهد تنها بخشی كه امروزه دارای امتیازات رضایت مشتری و كیفیت بالا است بخش دولتی است. امتیازات موسسات خصوصی پایین است و این موقعی اتفاق می افتد كه به نظر می رسد كیفیت كلی خدمت ثابت یا نزولی است. تحول واقعی و مداوم نیازمند دگرگونی پایدار مجموعه نگرشها و تعهد از جانب رهبران است. آنانی كه به استقبال چالشها می روند برای دهه ها، شاید قرنها دیگران را تحت تاثیر قرار می دهند.
●● نتیجه گیری
شتاب تحولات آنچنان شدت یافته است كه چرخه های عمده تحول در بطن زندگیمان جاری می شود. این موضوع ما را ناگزیـر مـــی سازد آگاهی بیشتری از تحول یافته و تحول، نوآوری، هشیاری، انعطاف پذیری، آزاداندیشی را به عنوان موضوعهای مهمتر و ابزار بقا و جاودانگی در نظر بگیریم. من می توانم از روزهای آغازین حرفه مشاوره ام یاد كنم (بیش از سی سال پیش) كه با این گفته مردم موافق بودم كه: بیایید این تحول را مهار كرده و بنابراین، می توانیم به كسب و كار معمول خود برگردیم. مفهوم ضمنی آن این است كه تغییرناپذیری یك قانون بوده و تحول یك استثنا محسوب می شود. اما این گرایش دگرگون شده است. خوشبختانه انسانها مانند همه اجزای طبیـعت برای تحول برنامه ریزی می شوند. سوال این است كه آیا ما با سرعت كافی خود را تغییر خواهیم داد كه شركای هوشمندی باشیم در بهره گیری از اطلاعات، ارتباطات و فناوریهای محیط كار كه در اختیار ما قرار دارند؟
بسیاری از سازمانها بر روشهایی پافشاری می كنند كه اغلب اوقات به دلایل اجتماعی، سیاسی �� قدرت موثر نیستند. یك راه و روش برای برخورد با این موضوع افزایش آگاهی و هشیاری مردم و هوش احساسی است. اما، ما قادریم دارای یك رویكرد علمی تر به مدیریت، فرهنگ و تصمیم گیری در موسسات مان باشیم. ما می توانیم دانش را از میدان تحقیق جهانی به حوزه عملكرد یا مهارت خود بكشانیم. این هم چالـش و هم مسئولیـت ما بــه شمار می رود.
منبع : CONSULTING TO MANAGEMENT, MARCH ۲۰۰۳
مترجم : صابر مقدمی
منبع : ماهنامه تدبیر

 گرد آوری مطالب : iranbanou.com

کلمات کلیدی :
نظرات بییندگان :

بهترین مشاغل و خدمات شهر خود را ، در سایت نشونه پیدا کنید.

مشاهده سایت نشونه